Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data atau data dictionary atau dsebut juga dengan istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem secara lengkap. Kamus data digunakan untuk merancang input, laporan-laporan dan database, Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD.

Kamus data harus memuat hal-hal berikut, diantaraya:

1.      Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data.

2.      Alias

Alias atau nama lain dari data dapt dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempuyai nama berbeda untuk orang atau departemen satu dengan lainnya.

3.      Bentuk Data

Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:

-     dokumen dasar atau formulir

-     dokumen hasil cetakan komputer

-     laporan tercetak

-     tampilan layar monitor

-     variabel

-     parameter

-     field 

4.      Arus Data

Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data ini di DAD.

5.      Penjelasan

Bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus data tersebut.

6.      Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan di proses dan kapan laporan harus dihasilkan.

7.      Volume

Volume yang perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses, dan alat output.

8.      Struktur Data

Stuktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data apa saja.

          Selain hal tersebut diatas,  kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut dengan notasi tipe data dan Notasi atau Simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu :

a.   Notasi tipe data

     Notasi ini digunakan untuk  membuat spesifikasi format  input maupun output suatu data.

b.  Notasi Struktur Data

     Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. 

Diagram Alir Data (DAD atau DFD)

Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algoritma program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya.

          Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram atau DFD). Data Flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur.

          Berikut ini adalah beberapa simbol yang digunakan di dalam DFD:

1.      Kesatuan Luar (External Entity) atau Batas Sistem (Boundary)

Setiap sistem pasti mmpunyai batasan yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dn menghasilkan output kepaa lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa manusia, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

2.      Arus Data (Data Flow)

Arus data di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Didalam menggambarkan arus data di DFD perlu diperhatikan beberapa konsep arus data, diantaranya:

1.      Konsep paket dari data

Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai suatu arus data tunggal.

2.      Konsep arus data menyebar

Arus data yang mneyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama menuju ke tujuan yang berbeda.

3.      Konsep arus data mengumpul

Arus data yang mengumpul menunjukka beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama.

4.      Konsep sumber dan tujuan arus data

Semua arus data harus dihasikan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses.

3.      Proses (Process)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh manusia, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh manusia, mesin atau komputer, sedangkan untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya tumpul.

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap, diantaranya:

1.      Identifikasi Proses

Indentifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nmor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.

2.      Nama Proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses diletakkan di bawah identifikasi proses di simbol proses.

3.      Pemroses

Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses adalah juga merupakan arus data lain yang mengalir.

4.      Simpanan Data  (Data Store)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut:

a.       Suatu file atau database di sistem komputer

b.      Suatu arsip atau catatan manual

c.       Suatu kotak tempat data di meja seseorang

d.      Suatu tabel

          Tahap pembuatan Diagram Alir Data ( DAD ) dibagi menjadi tiga tingkatan kontruksi Diagram Alir Data yaitu:

1. Diagram Konteks.

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan di proses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.

2. Diagram Nol.

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan ada didalam konteks  atau penjabaran secara rinci.

3. Diagram Detail.

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.

Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambut-rambut atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem yaitu:

a.       Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal entity dengan eksternal entity yang lain secara langsung.

b.      Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan data store yang lain secara langsung.

c.       Didalam diagram data tidak boleh menghubungkan data store dengan eksternal entity secara langsung.

d.      Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.